Wprowadzenie
System SZKiC służy do zarządzania procesem tworzenia, przechowywania i udostępniania kopii cyfrowych materiałów archiwalnych. Został zaprojektowany jako wsparcie procesu wykonywania kopii cyfrowych w archiwach (i innych jednostkach posiadających podobną specyfikę), uwzględniając zarówno planową digitalizację zabezpieczającą jak i digitalizację "reprograficzną", tj. na zlecenie użytkowników.
Głównym celem systemu jest zarządzanie i bezpieczne przechowywanie cyfrowych kopii. W systemie przechowywane mogą być zarówno zbiory w postaci graficznej, jak też audio i video, niezależnie od zastosowanego formatu zapisu.
W założeniu SZKiC nie jest systemem ewidencyjnym i do tego celu wymaga zewnętrznego źródła danych. Otwarte API umożliwia stworzenie odpowiedniej integracji z własną bazą ewidencyjną.
Architektura systemu
Główne zadania systemu
- długookresowe przechowywanie cyfrowych kopii zabezpieczających w środowisku zapewniającym trwałość i bezpieczeństwo zgromadzonych zasobów
- zarządzanie tworzeniem, wprowadzaniem, przechowywaniem cyfrowych kopii zabezpieczających
- udostępnianie cyfrowych kopii materiałów archiwalnych w intranecie
- obsługa zleceń reprograficznych
Spełnione założenia logiczne
- intuicyjny interfejs
- duża szybkość działania
- podział użytkowników na role
- zewnętrzne źródło danych ewidencyjnych (baza danych zawierająca opis materiałów archiwalnych)
- możliwość masowego wprowadzania skanów
- bezpośrednie wprowadzanie nowych kopii (skanowanie) jak również możliwość dodawania wcześniej utworzonych skanów
- automatyczne przetwarzanie obrazu
- tworzenie miniatur i wglądówek
- dodawanie znaków własnościowych
- nadawanie "bezpiecznych" nazw plikom
Spełnione założenia techniczne
- praca w sieci rozległej o ograniczonej przepustowości
- "wieczne" przechowywanie materiałów cyfrowych
- obsługa konfigurowalnych ścieżek pracy
- wykorzystanie komponentów open-source
- przechowywanie kopii zabezpieczających na taśmach (LTO)
- przechowywanie kopii użytkowych na macierzy dyskowej
- integracja systemu z Active Directory w zakresie zarządzania użytkownikami
- integracja z zewnętrznymi systemami poprzez webAPI
Przykładowe ekrany aplikacji klienckiej
przegląd kopii cyfrowej
- perspektywa przeglądu kopii cyfrowych
- automatycznie nakładany
znak wodny - podgląd kopii cyfrowej
- możliwość eksportu wybranych kopii cyfrowych
kreator nowego zamówienia
- wybór jednostki
- podsumowanie zamówienia
- wybór całego dokumentu lub poszczególnych stron
- określenie które strony mają być skanowane
- uwagi dotyczące pustych stron dokumentu (te nie są skanowane)
mechanizm numerowania stron
- karty zadań
- dodawanie plików z wybranego katalogu lub wprost ze skanera
- nadawanie sygnatury skanu lub innego dokumentu (kopii cyfrowej), zgodnie z polityką organizacji (w tym przypadku Archiwum Państwowego)
- możliwość automatcznego numerowania wielu plików jednocześnie
lista zadań
- filtry przynależności do użytkowników
- filtry dotyczące statusu zadania
- lista zadań
realizacja zadania
- lista zadań w realizacji
- podgląd kopii cyfrowej
- katalog roboczy i numerowanie stron
- karty zadań
wysyłka kopii cyfrowych na serwer
- pełna sygnatura skanu
- status wysyłki na serwer
(dane wysyłane w tle)
weryfikacja zadań
- nadawanie atrybutów
- zatwierdzanie weryfikacji
zamykanie zadania
Wybrane funkcje systemu
- obsługa procesu skanowania i skanera
- import materiałów cyfrowych do systemu
- tworzenie ścieżek pracy
- obsługa zleceń
- tryb zadań dla procesu digitalizacji
- weryfikowanie materiałów wprowadzonych do systemu
- obróbka masowa skanów
- eksport materiałów na zewnątrz systemu do systemów prezentacji
- eksport materiałów na zewnątrz systemu dla użytkowników szukajwarchiwach.pl i Małopolska Biblioteka Cyfrowa
- przechowywanie w systemie różnych wersji pliku, m.in.:
- tiff – kopia zabezpieczająca
- jpg - kopie użytkowe
- mały plik jpg - wglądówka
- przeglądanie skanów w programie
- podstawowy opis plików
- raportowanie (m.in. do sprawozdań GUS)
- aplikacja webowa dla korzystających z pracowni naukowych Archiwum Państwowego
- możliwość eksportu danych opisowych do formatu EAD
Prezentacja systemu
Ciekawostki
- W połowie lutego 2011 odbyła się oficjalna prezentacja systemu w Archiwum Państwowym w Krakowie. Udział wzięło kilkudziesięciu przedstawicieli z niemal 20 instytucji. Zademonstrowanie funkcjonalności systemu zajęło ponad 2 godziny.
Kontakt
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani systemem archiwizacji cyfrowej, prosimy o kontakt z nami pod adresem biuro@araneo.pl. Z przyjemnością zaprezentujemy system bardziej szczegółowo i przygotujemy dla Państwa propozycję realizacji i wdrożenia.
